L’onboarding, ou le processus d’intégration regroupe toutes les initiatives mises en œuvre pour assurer une bonne intégration des nouvelles recrues dans l’organisation. L’objectif principal est de donner toutes les clés au nouveau collaborateur pour qu’il puisse gagner rapidement en productivité et en autonomie avec un minimum de stress.
C’est plus qu’une simple journée d’accueil ! L’onboarding doit être pensé comme un processus global. Il joue un rôle crucial dans la perspective qu’aura le nouvel employé de son parcours au sein de votre entreprise. Selon une enquête menée par l’agence de recrutement Easyrecrue, “20% des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent de la quitter dès le premier jour en raison d’un accueil défectueux sur les plans humain, administratif ou matériel” ! Cela peut être facilement compris lorsque l’on sait qu’aujourd’hui 65% des entreprises n’ont pas de parcours d’intégration. Des chiffres élevés qui mettent en avant la nécessité d’accueillir les nouvelles recrues à l’aide d’un onboarding bien préparé.
Les nouveaux talents sont aussi très sensibles à la question de leur intégration, et la génération Z représente plus de 20% des effectifs sur le marché du travail. Envie de tout savoir sur les nouveaux talents à intégrer ? Consultez notre article Intégration des nouveaux salariés en 2022.
Le processus d’onboarding est déterminant dans la perception qu’aura l’employé de l’entreprise. Il doit être au cœur de la stratégie du service RH. Mais avec l’augmentation du télétravail et la tendance au désengagement, il peut être difficile de trouver des solutions adaptées à chaque nouveau collaborateur. C’est pour cela qu’il ne faut pas attendre le premier jour de l’employé pour commencer à penser son intégration. Dès l’offre de travail acceptée par les deux parties, l’équipe RH et le manager devront commencer à élaborer un plan personnalisé pour les premiers mois de travail du nouveau collaborateur.
Collock vous présente aujourd’hui 7 idées pour un onboarding réussi, digital ou en physique !
#1 Le jour J !
Ça y est, vous avez choisi votre futur collaborateur et c’est aujourd’hui son premier jour !
Il est essentiel de préparer l’arrivée d’un nouvel employé en amont afin qu’il se sente attendu et accueilli au sein de l’entreprise ! Son expérience collaborateur démarre. On considère globalement qu’un processus d’onboarding se déroule sur 6 mois, entre le moment où il accepte le poste et le rendu du rapport d’étonnement.
Pour un onboarding réussi, nous vous conseillons vivement de préparer son arrivée à l’avance, c’est à dire :
Avant son arrivée, régler les questions administratives, comme ses informations personnelles à fournir, les différentes démarches pour la paie, préparer son badge, ses accès… Tous ces éléments qui ne viendront pas « polluer » son premier jour.
- Avant son arrivée, régler les questions administratives, comme ses informations personnelles à fournir, les différentes démarches pour la paie, préparer son badge, ses accès… Tous ces éléments qui ne viendront pas « polluer » son premier jour.
- Un espace de travail nettoyé et prêt à accueillir le nouveau collaborateur.
- Tout le matériel dont le nouvel employé pourrait avoir besoin : ordinateur, téléphone, crayons, bloc-notes, etc.
- Une adresse de messagerie et l’accès à l’ensemble des comptes nécessaires déjà configurés.
- Et des marques de bienvenue comme une petite plante ou un carnet ou des goodies de l’entreprise.
#2 Penser onboarding sur le long terme
L’onboarding d’un nouveau collaborateur ne se limite pas aux premiers jours de travail. Il doit être étalé dans le temps. Il commence avant même que la nouvelle recrue n’arrive dans l’entreprise et continue au moins sur les 6 premiers mois après son arrivée. Un parcours d’intégration optimal est celui qui commence dès que le candidat accepte l’offre de travail.
Depuis le moment où un candidat postule à une offre jusqu’à son embauche définitive, des mois peuvent s’écouler. Durant cette période, la motivation et l’intérêt peuvent décliner. C’est pour cela qu’un onboarding se planifie sur le long terme et commence bien avant son premier jour dans l’entreprise.
Les étapes de l’onboarding :
- D’abord, avant même que la nouvelle recrue n’ait intégré l’entreprise, il est nécessaire de communiquer régulièrement avec elle pour créer un lien. Pensez également, si possible, à l’inviter à se renseigner sur l’entreprise en l’invitant à rejoindre LinkedIn, regardez les contenus vidéos, les publicités, etc.
2. Ensuite, juste avant l’arrivée du nouvel employé dans l’entreprise, il est essentiel de lui fournir un certain nombre d’informations. Il se sentira plus à l’aise lors de son premier jour. Lui préciser l’heure d’arrivée, la personne de contact, des indications sur la tenue qu’il doit porter, le planning du 1er jour ou la liste des documents à apporter lui évitera de se sentir perdu. De même, il peut être intéressant d’envoyer une présentation de l’entreprise ou un organigramme. La nouvelle recrue pourra se familiariser et assimiler plus facilement les prénoms et visages de ses nouveaux collègues.
3. De plus, lorsque le nouveau collaborateur commence à se familiariser avec l’entreprise, il reste essentiel de l’épauler et de continuer le processus d’onboarding. Lui assigner un mentor/parrain pour l’accompagner dans son intégration et répondre à tous ses questionnements peut être une bonne idée. Garder en tête qu’un nouvel employé met en moyenne 6 à 8 mois avant d’être pleinement opérationnel (source : Workelo). De même, organiser des entretiens réguliers avec les RH et avec le manager tout au long de cette période est judicieux. Cela permet de suivre l’intégration du nouvel employé et de l’aider au mieux à s’intégrer, à détecter les potentiels problèmes, ceux de l’employé comme ceux de votre processus.
4. Enfin, après l’arrivée du nouvel employé dans l’entreprise, demander une évaluation du parcours d’onboarding afin de l’améliorer.
Ces démarches peuvent paraître longues mais sont justifiées. En effet, aujourd’hui en France, un onboarding raté coûte environ 7 000€ à l’entreprise et une mauvaise intégration fait démissionner 1 cadre sur 3. Soigner son onboarding a donc des conséquences non négligeables sur la motivation des nouvelles recrues, leur efficacité au travail et le turnover dans l’entreprise.
#3 Transmettre la culture d’entreprise
Transmettre la culture d’entreprise au nouveau collaborateur fait partie intégrante du parcours d’onboarding. La culture d’entreprise permet aux employés de travailler en harmonie et d’être unis derrière une mission commune et des valeurs partagées.
La culture d’entreprise peut significativement changer d’une entreprise à l’autre. Et elle en définit beaucoup d’aspects, notamment les relations entre les employés. Il est donc crucial de la transmettre aux nouvelles recrues afin qu’elles se l’approprient et s’intègrent correctement. Si elles comprennent et partagent les valeurs de l’entreprise, cela sera plus simple de les adopter et créera plus rapidement un sentiment d’appartenance.
Notre conseil ? Mettre en place un système de parrainage dans votre processus d’onboarding. Le parrain est un employé de l’entreprise qui a pour rôle d’accueillir et d’accompagner le nouvel employé pendant les premières semaines. Il propose une relation de conseil et de confiance dans laquelle le nouveau membre de l’équipe sera plus à même de confier ses incompréhensions ou de solliciter de l’aide. Petit plus, ce système de parrainage peut aussi bien avoir lieu en physique qu’à distance !
#4 Rencontre avec l’équipe
Il est recommandable d’informer tous les collaborateurs de l’arrivée d’une nouvelle personne dans l’entreprise avant le jour J. Demander par exemple à la nouvelle recrue d’envoyer une photo d’elle ainsi qu’une petite présentation amusante qui sera transmise aux collaborateurs. Cela leur permettra d’identifier ce nouveau collègue et de l’approcher plus facilement.
Ensuite, il est nécessaire de l’intégrer dans les canaux de communication qui existent dans l’entreprise. Il pourra ainsi échanger avec ses nouveaux collègues, au moins virtuellement.
L’onboarding chez Collock
Nous avons mis en place dans notre parcours d’onboarding un jeu digital. Il présente de façon interactive les différentes branches d’expertise de Collock ainsi que les personnes en faisant partie. À travers des quizz et des petits jeux de dessin, le nouveau collaborateur apprend à connaître l’ensemble de l’équipe. Mais également le poste de chacun, et assimile la culture de l’entreprise ! Le petit plus ? Pour débloquer certains éléments du jeu, il faut aller demander de l’aide aux collègues ! Un excellent moyen de briser la glace !
Pourquoi le jeu est un outil puissant pour l’intégration ? Découvrez notre article : Jeu et enjeux de l’onboarding RH
#5 Favoriser l’interaction pendant l’onboarding
La semaine de l’arrivée du nouvel employé, essayez quelque chose de différent ! Rien de mieux qu’un jeu de société lors d’une pause ou d’un afterwork ! Cela favorisera les échanges entre les membres de l’équipe. Vous pouvez également organiser un déjeuner ou petit-déjeuner en son honneur. Ou tout simplement proposer une pause-café pour faciliter les échanges informels.
Et en télétravail ? Vous pouvez proposer un jeu virtuel entre collègues tel qu’un escape game digital, comme le propose Collock !
#6 Une formation d’onboarding personnalisée
Reste ensuite à assurer l’animation de la formation et son contenu. De même que la mise en pratique des notions théoriques abordées. N’oublions pas que l’expérience de formation se prépare et s’anticipe. Un programme de formation clair et adapté au nouvel employé est indispensable.
Durant la phase de formation, différents intervenants peuvent être mis à contribution pour présenter leur domaine d’expertise. Le nouvel collaborateur pourra s’imprégner de l’atmosphère générale et en apprendre plus sur ses nouveaux collègues. Cela lui permettra également de prendre ses marques dans son nouvel environnement.
En physique comme en télétravail, n’hésitez pas à mélanger les présentations ! PowerPoint, vidéos, quizz, jeux et formation orale seront vos atouts afin de captiver le nouveau collaborateur qui appréhendera de façon plus interactive et ludique la culture de l’entreprise.
Pas facile de retenir toutes les informations dès les premiers jours, n’est-ce pas? N’hésitez pas à lui envoyer vos présentations ou des résumés avec les notions clés. Cela permettra également au nouvel employé d’y revenir tout au long de son parcours d’onboarding.
Pour que la recrue se sente intégrée, et surtout utile dès son arrivée, donnez-lui également des tâches simples à réalisées. Cela lui donnera le sentiment de contribuer aux efforts de l’équipe.
#7 Collecter du feedback
Enfin, chaque parcours d’onboarding doit s’accompagner d’un feedback quelques semaines ou mois plus tard. L’intérêt pour l’entreprise est d’analyser des données et de mesurer la performance de leur processus d’onboarding. C’est également l’occasion pour la nouvelle recrue de faire part de son ressenti à son manager ou au responsable des ressources humaines. Impliquer le collaborateur en prenant en compte son avis est également très important pour votre relation professionnelle future. Vous pouvez récolter les feedbacks oralement, ou via un questionnaire à remplir directement sur votre plateforme interne par exemple. Organisez avec lui des points réguliers afin de suivre son évolution et d’assurer son épanouissement au sein de l’entreprise. Nous vous conseillons d’avoir un point mensuel avec son manager et son responsable RH sur les premiers mois, pour avoir un suivi de sa bonne intégration et détecter rapidement un blocage. A la fin de son parcours, demandez un rapport d’étonnement dans le but d’améliorer votre onboarding.
Et voilà, vous êtes désormais prêt.e.s à accueillir votre nouveau collaborateur !
