Comme dirait le dicton anglais, “last but not least”.

L’expérience collaborateur, c’est toutes les étapes vécues par un salarié au cours de son parcours dans l’entreprise : recrutement, intégration, évolutions internes, formations et, enfin, l’offboarding.

Cette dernière étape, souvent riche en émotions, est critique pour préparer « l’après », tant pour le collaborateur que pour l’entreprise.

L’offboarding est « le processus RH qu’une entreprise met en place pour préparer et gérer le départ d’un salarié ». On a tous l’exemple d’un départ se résumant à un remerciement informel, un mail destiné à toutes les équipes et un « Bonne continuation ! » lancé sur le seuil de la porte. A l’instar de l’onboarding, l’offboarding constitue un vrai enjeu pour l’expérience collaborateur et la marque employeur.

Un offboarding réussi en 6 étapes

Un départ, quelle qu’en soit la raison, n’est simple pour personne : l’entreprise, le collaborateur, son équipe de travail, son manager… La rupture peut être d’autant plus brutale si le départ n’est pas préparé en amont.

Voici une check-list non exhaustive des moments forts qui assureront un départ paisible et fertile.

1 – Communiquer sur le départ

Communiquez en interne sur cet événement et les raisons du départ, dans le respect du souhait de confidentialité du collaborateur sortant.

Bien que cela ne soit pas toujours facile, une communication transparente, notamment pour les départs « conflictuels », évite les bruits de couloir, les non-dits et lutte contre la défiance potentielle des collaborateurs envers le corps directionnel. Cette communication doit aussi préparer l’après : recrutement, passation, évolutions internes, etc.

De même, lorsque l’offboardé est en relation directe avec des clients, accompagnez-le dans l’annonce de son départ. Veillez à ce qu’il prépare un échange, physique ou par mail, avec ses clients ou prestataires en présentant lui-même la nouvelle personne chargée du dossier. D’une manière générale, votre expérience client n’en sera que renforcée et vos partenaires ne seront pas « affolés » d’une perte de contact brutale.

2 – Préparer la passation

Un départ mal préparé déstabilise les habitudes de travail au sein d’une équipe. Une passation réussie, c’est assurer un transfert des savoirs, des listes de contacts ou encore des fichiers de travail et leurs accès.

Pensez à documenter les Standard Operating Procedures (SOP), ou procédures opérationnelles normalisées en Français.

Enfin, établissez un état des lieux des projets et des tâches en cours, redéfinissez les RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), mettez à jour les roadmaps, etc.

3 – Assurer l’opérationnel du départ

Une période d’offboarding est toujours chargée en émotions. Tarder à démarrer les formalités administratives rend le départ plus lourd et stressant. Anticipez plusieurs semaines en amont pour régulariser tous ces éléments et vous concentrer sur la dimension humaine du départ les derniers jours. A ne pas oublier :

  • Actualiser le parc informatique, matériel et logiciels.
  • Clôturer les comptes utilisateur de l’employé (banque, téléphone, mail, etc.)
  • Récupérer le matériel de travail fourni à l’employé : ordinateur, téléphone, équipement de télétravail, etc.

NB : pensez qu’il faut parfois prévoir une logistique pour ramener son matériel de télétravail depuis son domicile.

  • Mettre à jour les outils de communication (site internet, réseaux sociaux, brochures et plaquettes, etc.) et l’organigramme.
  • Récupérer les items sensibles : badge d’identification, accès parking, uniforme, clé du bureau, etc.
  • Formalités administratives : accord de confidentialité, clause de non-concurrence, régularisation des congés et indemnités, etc.

Pour plus de sérénité pour le collaborateur et l’employeur, définissez un planning de ces étapes et proposez un parcours de sortie clair.

4 – L’entretien individuel

La première étape pour un bon entretien de départ, c’est de remercier le collaborateur pour sa contribution, même en cas de licenciement pour faute. Hors cas extrêmes, la personne s’est investie dans son travail et a noué des liens avec ses équipes. Un sincère remerciement permet de poser un cadre bienveillant pour le dernier entretien. Préférez aussi un petit comité, deux personnes maximum animent cet échange avec le partant.

Le but de cet entretien ? Récolter un feedback honnête pour améliorer l’expérience de vos autres collaborateurs. Déchargé de la peur d’avoir des retombées, puisqu’il part de l’entreprise, le collaborateur sera plus enclin à soulever les problèmes. Récoltez ce précieux témoignage qui sera plus proche de la réalité qu’un simple entretien individuel classique.

Dans le cas d’un licenciement, veillez à être transparent sur les raisons de la décision et s’assurer qu’elles sont comprises.

5 – Fournir à l’employé ce qui lui est dû

Dernier paiement, bilan des revenus totaux sur la période, certificat de travail… L’employeur doit honorer ses responsabilités légales pour un départ sans litige. Pour être au clair sur les différentes démarches à suivre, nous vous conseillons cet article du Coin des Entrepreneurs.

6 – Après le départ

Il est important de garder contact avec un collaborateur parti, et ce pour plusieurs raisons. La première est que le salarié peut avoir des dernières questions ou remarques, même après l’entretien de départ et le départ effectif. Il y aura peut-être également des régularisations administratives à gérer a posteriori

De même, pour l’encourager et le remercier de son investissement, vous pouvez rédiger une lettre de recommandation et montrer que vous êtes satisfait du travail réalisé. Le collaborateur se sentira valorisé et se souviendra de ce geste. 

Enfin, il est recommandé de garder un contact cordial pour suivre ses futures étapes : l’ex-collaborateur pourrait devenir un futur partenaire ou client. LinkedIn s’y prête très bien puisqu’on pourra y suivre l’évolution du parcours du collaborateur et interagir avec lui sans avoir recours à ses coordonnées privées.

L’offboarding, un processus à préparer dans tous les cas de figure

Que ce soit pour une rupture conventionnelle, une démission, un licenciement pour raison structurelle ou faute grave / lourde, l’offboarding est invariablement nécessaire. 

  • Car il faut assurer une passation des projets
  • Car il faut conserver le savoir et les compétences de l’entreprise
  • Car un départ n’est pas nécessairement conflictuel
  • Car la bienveillance, l’écoute et l’accompagnement devraient être des valeurs de management universelles

Retrouvez toutes les modalités légales d’une rupture du contrat de travail.

De même, le manager doit continuer la gestion du parcours de son talent jusqu’à la fin de son dernier jour de travail, et non à l’annonce de son départ. Il en va de la réussite d’un bon processus de départ et d’une bonne relation managériale.

Un offboarding raté, quel impact ?

«87% des interrogés envisageaient de changer d’emploi dans les six prochains mois». (Cabinet Hays, 2020). Autant d’opportunités d’entacher sa marque employeur ou de se priver d’un futur client ou partenaire avec un offboarding négligé. Un salarié qui part parlera de vous et des conditions de son départ à ses proches, dans sa nouvelle entreprise ou sur les plateformes type Glassdoor. Ce qu’il en dira dépendra hautement – pas entièrement – de la façon dont vous lui direz « au revoir ».

A cela s’ajoutent les risques en cas de manquements à vos obligations légales, discutées plus haut.

Un offboarding réussi : « ce n’est qu’un aurevoir »

A l’inverse des arguments cités juste au-dessus, un bon départ parachève l’expérience positive du collaborateur et pose la première pierre d’une relation plus long terme. Vos employés sont les ambassadeurs de votre marque, et continueront de prêcher après leur départ si celui-ci se fait dans un cadre rigoureux et bienveillant. C’est d’autant plus vrai avec les jeunes talents, plus flexibles et plus connectés que les générations précédentes. L’utilisation des réseaux sociaux et la proximité avec les influenceurs offrent à la Gen Z une plus grande portée de communication.

Longtemps mal perçu en France, le phénomène du « salarié boomerang » a re-surgit ces derniers mois comme une réponse espérée des professionnels RH à la crise du recrutement, et comme une manifestation de la volonté des salariés de travailler pour l’entreprise dans laquelle ils se sentent vraiment bien.

Côté entreprise aujourd’hui, « on constate clairement une évolution : avant, quand on proposait un ancien salarié à une entreprise, à 70% elles étaient contre. Aujourd’hui, la proportion s’inverse et 70% des employeurs sont ouverts à réétudier le profil de leur ancien collaborateur ».

Côté employé, on voit également une volonté grandissante de revenir. D’après une étude menée par UKG, 65 % des collaborateurs français ayant démissionné expriment une volonté de revenir chez leur ancien employeur si la proposition leur était faite. 

Lorsque le processus d’offboarding d’un collaborateur est réussi, l’entreprise se donne les moyens de le faire revenir plus tard, après lui avoir donné le soutien et les armes pour développer ses compétences. Recruter un salarié boomerang est aussi plus sécurisé et moins coûteux pour l’entreprise. Une personne qui revient, c’est une personne qui connaît déjà la culture et les valeurs de l’entreprise, son produit, les locaux, les équipes, etc. Le temps d’adaptation et les changements en son absence seront mieux appréhendés et il sera opérationnel plus rapidement.

C’est un gain de temps pour la formation et l’intégration du collaborateur qui revient, tout en mettant à profit les compétences qu’il a acquises, les best practices qu’il a découvertes, le réseau qu’il a développé, etc. Beaucoup d’atouts concrets qui rappellent que, parfois, on peut effectivement se laisser une seconde chance.

Chez Collock, nous considérons que chaque étape de la vie du salarié dans l’entreprise est importante.

Nous avons développé un ensemble de jeux clé-en-main personnalisables pour vous accompagner dans le renforcement de l’expérience collaborateur et de la marque employeur :