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L’intégration de nouveaux collaborateurs est la dernière phase du processus de recrutement. C’est une étape cruciale de l’expérience collaborateur afin de créer du lien et fidéliser les nouvelles recrues à la culture et aux valeurs de l’entreprise. 

Paradoxalement, les entreprises dépensent un budget important pour dénicher et recruter de nouveaux talents, mais elles ont tendance à négliger leur onboarding. La rétention et fidélisation des collaborateurs devraient être au cœur des priorités des équipes RH. Et elles commencent par l’accueil et la bonne intégration des nouveaux arrivants !

4% des nouvelles recrues quittent leur travail le 1er jour
Étude menée par Forbes en 2018

Pourquoi mettre en place un processus d’intégration de nouveaux collaborateurs ? 

Pour s’assurer de l’efficacité de l’intégration (ou l’onboarding en anglais), il est nécessaire de mettre en place un parcours d’intégration pour les nouveaux arrivants. Les objectifs de ce parcours sont : 

  • La découverte de l’entreprise et des équipes, de la culture et des valeurs, lors d’une visite ou d’une présentation générale
  • La rencontre avec ses futures collègues et les autres équipes. Il est possible de mettre en place des réunions, des sessions d’accompagnement/observation de certains collègues dans l’exercice de leur activité
  • La présentation du poste et des missions au travers d’un approfondissement avec le manager direct, et la passation d’informations dans le cadre d’un remplacement.

Pour l’entreprise, cela permet d’atteindre 4 objectifs importants : 

  • Développer l’engagement du nouveau collaborateur dès le premier jour
  • Créer un sentiment d’appartenance au plus tôt pour favoriser le bien-être du nouveau collaborateur
  • Rendre le collaborateur opérationnel au plus tôt sur son nouveau poste
  • Ne pas déstabiliser l’équipe déjà en place et créer une cohésion d’équipe
  • Réduire le nombre de départs prématurés et perdre l’investissement engagé sur la phase de recrutement

Petites ou grandes entreprises, l’intégration de nouveau collaborateur est une problématique clé de votre expérience collaborateur. Quelles sont les bonnes pratiques pour organiser un parcours d’intégration efficace ?

Les étapes clés d’un parcours d’onboarding

Évidemment, il ne s’agit pas de simplement accueillir votre nouvel employé et de l’installer directement à son poste de travail. Un bon parcours d’intégration s’anticipe et se prépare.  

1 cadre sur 3 a déjà démissionné suite à une mauvaise intégration
Étude Cadremploi de 2019

Seuls 25% à 35% des millenials sont très satisfaits de la qualité de leur intégration
Étude de Jam, Dialoog et Digilab RH

Bien préparer l’arrivée de la nouvelle recrue

Communiquer en interne sur l’arrivée de la nouvelle recrue

Tout d’abord, il est primordial de bien communiquer en amont, aux équipes concernées, de l’arrivée du nouveau salarié : sa date d’arrivée, son poste et son champ de responsabilité, et une présentation plus personnelle de son parcours professionnel et personnel passé. En effet, ce n’est pas agréable pour le nouvel arrivant de sentir que ses nouveaux collègues n’étaient pas tous au courant de son arrivée. 

Par exemple, un email informant les collaborateurs, touchés de près ou de loin par cette intégration, peut être envoyé pour informer de l’arrivée. Cela évitera un malaise et des remontées de souci de communication interne. Pensez également à prévenir les fonctions supports (RH, comptabilité, IT, communication) qui pourront être amenées à traiter avec le nouveau collaborateur.
 

Préparer l’espace de travail

Vérifiez que l’espace de travail est prêt et qu’il ne manque de rien : fournitures, ordinateur, téléphone, badge d’accès par exemple. Assurez-vous que l’ordinateur est bien configuré avec une connexion internet fonctionnelle, et que les accès nécessaires ont été accordés. 

Si vous avez un welcome pack, mettez-le sur le bureau du nouvel employé. Cela crée à tous les coups un sentiment immédiat d’appartenance. Pour encore plus personnaliser l’accueil et renforcer le sentiment d’appartenance, faites signer une carte de bienvenue aux membres de son équipe.

Finaliser la remise des documents administratifs

Validez que tous les documents nécessaires soient bien disponibles et signés, si possible avant l’arrivée du collaborateur. Le contrat a-t-il bien été signé et remis ? Avez-vous les documents nécessaires pour la future fiche de paie, la mutuelle, les transports etc. ? 

N’hésitez pas à créer une check-list des documents nécessaires au moment de l’embauche. Cela vous permettra de constituer un dossier complet dès le début. 

Désigner un parrain

Que vous l’appeliez parrain, tuteur, mentor ou buddy, c’est une personne bien intégrée et imprégnée de la culture de l’entreprise. Avant le premier jour, désignez un parrain qui guidera le nouvel arrivant dans ses premiers pas et lui présentera le reste de l’équipe. Il peut être son manager, un membre expérimenté de son équipe ou un autre collègue volontaire, même d’une autre équipe. Cette méthode facilite la rencontre avec des collègues et permet de créer des liens plus rapidement. 

Après leur première semaine de travail, les nouvelles recrues avec un parrain sont 23% plus satisfaites de leur expérience d’onboarding que celles sans parrains.
Étude de HBR de 2019

 

Mettre en place un parcours d’intégration

N’installez pas le salarié à son poste de travail dès son arrivée. Préparez-lui une visite d’intégration pour le mettre en confiance. Cela aide à se familiariser avec l’environnement et les interlocuteurs

Accueillir et mettre à l’aise 

Il est possible d’accueillir la nouvelle recrue autour d’un petit déjeuner ou café avec les membres du département qu’elle intègre. C’est une première occasion informelle de se présenter et d’échanger. Pensez également à réserver un moment pour un déjeuner en équipe pour que le nouvel arrivant ne mange pas seul son premier jour dans votre entreprise. 

Organiser un “Welcome tour”

Faites le tour de vos locaux, en prenant le soin de montrer les salles de pause, la cantine, les sanitaires, etc. Cela permet au nouveau collaborateur de s’approprier son nouvel espace de travail. 

En plus des rencontres avec l’équipe et un responsable RH pour aborder les sujets administratifs, présentez le nouvel arrivant aux autres départements. Gardez pour les autres jours l’organisation de réunions avec chacune des équipes de votre entreprise. 

Présenter votre entreprise 

Après la rencontre avec l’équipe et la découverte de bureaux, prévoyez un moment pour présenter l’entreprise. Que ce soit en vidéo, par PowerPoint ou lors d’une réunion, assurez-vous que vous présentez la culture de votre entreprise et vos principales méthodes de fonctionnement. Préférez une présentation orale pour expliquer au mieux vos valeurs et pouvoir interagir avec le nouvel arrivant. 

En plus de cette présentation, mettez à sa disposition un livret où il trouvera toutes les informations importantes. En préparant le livret d’accueil avec les données pratiques, vous gagnez du temps et le nouvel arrivant dispose d’un document de référence. Il peut contenir le règlement intérieur, une sélection de procédures, l’accès aux réseaux internes, un organigramme, votre politique RSE, etc. 

Donner des tâches et responsabilités dès le premier jour

Après avoir eu le temps de présenter l’équipe et l’entreprise à votre nouvelle recrue, pensez à lui donner des missions. Même si celles-ci sont assez simples, cela permettra à votre nouveau collaborateur de ne pas s’ennuyer, de se sentir utile et de s’intégrer encore plus vite dans vos projets. En lui confiant quelques tâches concrètes, il découvrira encore mieux son poste et son rôle et “sera sur le terrain”. 

Faire le point sur la première journée 

À la fin de cette journée d’intégration, planifiez un rapide entretien avec le nouvel arrivant. Le nouvel arrivant pourra poser ses premières questions ou partager ses impressions à chaud. Profitez de ce moment pour faire savoir que vous êtes disponible en cas de besoin. 

Seulement 46% des cadres estiment avoir eu un véritable parcours d’intégration
Étude Cadremploi de 2019

Les premiers mois suivant la prise de poste

Mettre en place un suivi 

La période d’intégration dans une nouvelle entreprise dure plusieurs mois. Dans les premiers mois, le collaborateur va beaucoup apprendre, et en particulier de son parrain qui lui transmettra des savoirs intégrant les us et coutumes de l’entreprise. Organisez des points réguliers pour suivre son intégration et renforcer son épanouissement et engagement. 

Demander un rapport d’étonnement

Au bout de quelques semaines, il est possible de demander à votre recrue de rédiger un rapport d’étonnement. Ce travail vous permet d’évaluer son intégration au sein de votre entreprise et d’obtenir ses retours qui peuvent être utilisés comme pistes d’amélioration. Cela vous permet d’améliorer votre expérience collaborateur en se nourrissant du retour de nouvelles recrues. 

Proposer un “vis ma vie”

Découvrir les missions et responsabilités de chaque équipe aide à comprendre les enjeux de l’entreprise. En se plongeant dans le quotidien des autres équipes, on comprend mieux leur rôle et leur activité. Grâce à une vision globale des départements et de leurs fonctions, le nouveau collaborateur, le collaborateur est plus performant. 

69% des employés ont plus de chance de rester dans l’entreprise pendant 3 ans, après une expérience d’onboarding réussie 
Enquête OfficeVibe, State of Employee Engagement, 2016-2018

 

Zoom : l’intégration de nouveaux collaborateurs chez Collock 

Chez Collock, nous avons développé un jeu d’intégration “Welcome to the Galaxy” pour les nouvelles recrues. Dès son premier jour dans notre équipe, chaque nouvel arrivant démarre notre jeu d’intégration pour apprendre à connaître les collaborateurs, son nouvel environnement de travail et les bonnes pratiques internes.  Dans un autre article, nous vous présenterons plus en détail notre jeu et ses objectifs. 

 

L’intégration, ou onboarding, de nouveaux collaborateurs est une étape phare dans l’expérience collaborateur. Elle comporte de véritables enjeux pour le bon développement de votre entreprise et sa marque employeur

Collock est votre partenaire pour innover dans votre processus d’onboarding. Utiliser le jeu pour accompagner l’arrivée de vos nouvelles recrues et les engager dès le premier jour. Pour plus d’informations sur l’onboarding, rendez-vous ici.

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