L’accueil d’un nouveau membre au sein d’une équipe est un enjeu RH de taille. Un parcours d’intégration structuré, préparé et en phase avec les attentes et valeurs des nouveaux talents contribue à la réussite des recrutements (vous avez dit problème de turnover ?), renforce la marque employeur et permet au nouvel employé de s’approprier durablement son nouveau poste et devenir opérationnel plus rapidement.

Malgré cela, le parcours d’intégration des nouveaux salariés reste aujourd’hui un point trop souvent négligé. Selon le rapport Gallup, seulement 12 % des nouveaux talents s’accordent à dire que leur entreprise fait un excellent travail d’intégration. En présentiel ou en remote, en autonomie ou en équipe, condensé sur les premiers jours ou étalé sur plusieurs semaines, il existe suffisamment de façons de concevoir un parcours d’intégration pour mettre au rebut les fausses excuses :

  • « On n’a jamais formalisé ça et tout le monde à réussi à prendre le train en marche. »
  • « Je n’ai pas de budget à y accorder. »
  • « Si je mets quelque chose en place pour les nouveaux, ça va créer de la jalousie chez les anciens. »
  • « On a des guides pour les process et des docs de passation, ça suffit non ? »

Oui, vous aurez des limites et des contraintes, parfois non négociables ; mais rien qui ne vous empêche – cf intro – de structurer, préparer et aligner votre parcours d’intégration avec le profil de vos nouveaux talents.

Découvrez les 12 étapes pour réussir votre parcours d’intégration de vos nouveaux salariés :

  1. Avertir l’équipe de son arrivée et le.la présenter
  2. Préparer son dossier administratif 
  3. L’accueillir avec son équipement de travail complet
  4. Désigner un parrain ou une marraine 
  5. L’accueillir avec bienveillance et disponibilité
  6. Organiser un déjeuner avec ses nouveaux collègues
  7. Lui fournir toutes les informations utiles sur l’entreprise
  8. Lui confier des tâches concrètes dès son arrivée
  9. Faire le point avec lui.elle à l’issue de sa première journée
  10. Suivre sa progression dans le parcours d’intégration
  11.  L’inviter à soumettre un rapport d’étonnement
  12. Lui organiser une journée « vis ma vie »
Infographie : 12 étapes pour un bon parcours d'intégration

En amont

Avertir l’équipe de son arrivée et le.la présenter

Pour commencer, communiquez en interne sur l’arrivée de la nouvelle recrue et présentez son poste et sa fonction. Ainsi, la personne se sentira pour que la personne se sente accueillie et pour que l’équipe prépare aura connaissance son arrivée (ajout dans réunion, temps pour brief sur les projets).

 

Préparer son dossier administratif

Finaliser les documents administratifs pour avoir toutes les informations nécessaires pour la paye, la sécurité sociale, la mutuelle, etc.

 

L’accueillir avec son équipement de travail complet

Préparer l’espace de travail et les ressources nécessaires : bureau et fournitures de bureau, ordinateur, ligne de téléphone, connexion Internet, badge d’accès, etc.

 

Désigner un parrain ou une marraine

Désigner un parrain ou une marraine qui a pour rôle de préparer l’intégration du nouveau collaborateur. Le référent l’accueillera et l’accompagnera sur son acclimatation à l’entreprise.

 

Le premier jour de son intégration

L’accueillir avec bienveillance et disponibilité

Soyez disponible pour accueillir et créer un lien avec le nouvel arrivant. Organiser un petit déjeuner ou café avec les autres membres de l’équipe.
Faite lui découvrir les locaux pour qu’il se familiarise avec son nouvel environnement.
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Organiser un déjeuner avec ses nouveaux collègues

Prévoyez un déjeuner avec le.la nouvel.le arrivant.e, et prévenez-le.la dès son arrivée pour lui éviter la crainte de pouvoir se retrouver seul.e à la pause repas.

 

Lui fournir toutes les informations utiles sur l’entreprise

Présentez l’entreprise, sa vision et les autres informations non discutées en entretien. Donnez un livret d’accueil comme synthèse des pratiques internes.

 

Lui confier des tâches concrètes dès son arrivée

Donnez des missions concrètes, même très simples, pour offrir au nouveau collaborateur une pause dans le flot d’informations et lui permettre de se sentir utile et opérationnel dès le premier jour.

Faire le point à l’issue de sa première journée

Planifiez un rapide entretien avec le.la nouvel.le arrivant.e. Il.elle pourra poser ses premières questions ou partager ses impressions à chaud.

 

Le premier mois de son parcours

Suivre sa progression dans le parcours d’intégration

Restez disponible pour le.la nouveau.elle collaborateur.rice, au cas où il.elle aurait des questions ou rencontrerait des problèmes.

 

L’inviter à soumettre un rapport d’étonnement

Demandez-lui un rapport d’étonnement pour évaluer l’intégration et obtenir un retour et des pistes d’amélioration sur votre parcours d’intégration.

 

Lui organiser une journée « vis ma vie »

Enfin, pour découvrir et mieux comprendre les missions et responsabilités de chaque équipe, se plonger dans leur quotidien.

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