L’onboarding, ou parcours d’intégration en français, est une étape indispensable pour favoriser l’arrivée de nouveaux talents dans votre structure. Malheureusement, encore trop d’entreprises aujourd’hui négligent la bonne préparation de cet onboarding, ce qui peut mener à des situations de stress, d’incompréhension ou de trous dans la formation pour le nouveau salarié. Mais alors, vous vous demandez peut-être comment améliorer l’onboarding dans son entreprise ? Afin de vous aider à y voir plus clair, Collock vous présente dans cet article plusieurs pistes de réflexion susceptibles de vous orienter !
La clé pour bien réussir l’onboarding de ses équipes : la préparation
Si vous vous demandez comment améliorer l’onboarding dans votre entreprise, tout commence en réalité avant même l’arrivée du nouveau collaborateur. Préparer son intégration, c’est penser en amont les étapes clés, anticiper les besoins logistiques, définir un parcours cohérent et mobiliser les parties prenantes. Il faut alors voir au-delà de la simple préparation des éléments organisationnels comme le badge et le bureau, en construisant un véritable vrai fil conducteur qui facilite la compréhension de la culture d’entreprise, des attendus du poste et du fonctionnement des équipes.
La préparation concerne aussi les managers : ont-ils identifié les objectifs de la période d’essai ? Ont-ils planifié des points de suivi réguliers ? Savent-ils comment créer les conditions d’un accueil humain, stimulant et rassurant ? Trop souvent, l’onboarding est confié à la seule fonction RH, alors qu’il relève avant tout d’un travail collectif.
C’est pourquoi nous ne pouvons que vous recommander de mobiliser différentes ressources de l’entreprise, du service RH aux managers directs en passant par les coéquipiers du futur collaborateur pour construire un parcours d’intégration aux effectifs serein et adapté aux particularités du poste. Et contrairement à certaines croyances, non, un tel parcours n’est pas réservé qu’aux entreprises œuvrant dans des bureaux !
Communiquer avec le salarié en amont de son intégration et être présent à ses côtés lors du grand jour
Le lien entre l’entreprise et le futur collaborateur ne doit pas se distendre entre la signature du contrat et le jour de l’arrivée. Envoyer un message de bienvenue, partager des informations pratiques, présenter l’équipe ou transmettre un premier agenda sont autant de gestes simples qui préparent positivement l’accueil. Et qui peuvent même aider le futur équipier à mieux appréhender sa journée !
En effet, en tant que collaborateur, vous aimeriez probablement savoir comment va se dérouler votre premier jour, alors n’hésitez pas à vous mettre à la place de vos futurs salariés en communiquant avec eux en amont.
Le premier jour, tout se joue dans les détails. Vous avez alors de nombreuses pistes à votre disposition pour mettre en confiance le collaborateur : accueillir personnellement le nouveau venu pour qu’il dispose d’un visage connu auquel se référer, lui présenter son environnement de travail ou encore organiser un déjeuner d’équipe sont autant de pistes susceptibles d’aider à réduire la tension naturelle d’une première journée.
Cette attention à l’humain doit se poursuivre dans les premiers jours, par une présence régulière, une disponibilité réelle et une capacité à recueillir les premiers ressentis sans filtre.
Prévoir un plan de formation adapté
Mais attention, si vous vous demandez comment améliorer l’onboarding dans votre entreprise, vous devez voir au-delà de la première journée. En effet, l’onboarding ne se limite pas à une visite des locaux et à la remise d’un livret d’accueil. Pour que l’intégration soit efficace, elle doit s’accompagner d’un plan de formation sur mesure, adapté au poste et au profil du nouveau collaborateur. C’est ce plan qui permettra, d’une part, de jauger l’évolution à l’issue de la période d’essai, mais également d’aider le collaborateur à comprendre précisément les attentes et objectifs de son poste.
Ce plan peut combiner des modules théoriques (présentation des outils, des procédures internes et des règles de conformité, ateliers de sensibilisation…) et des temps pratiques. L’idéal est de proposer un parcours progressif, qui évite la surcharge d’informations abrupte tout en permettant une montée en compétences.
Prévoir une évaluation régulière, sous forme de feedbacks ou de points étapes, permet aussi de vérifier l’efficacité du dispositif, d’ajuster le contenu et de montrer au collaborateur qu’on s’intéresse à son parcours.
Penser humain avant process en introduisant le salarié aux équipes de manière fluide
Les premiers contacts avec les équipes sont déterminants. Un salarié bien accueilli par ses collègues se sentira plus vite à l’aise, plus en confiance et plus motivé à s’engager. Il convient donc d’accorder une véritable importance à l’intégration du nouveau collaborateur aux équipes existantes.
Pour ce faire, il est possible de créer des opportunités de lien social via des petits déjeuners d’équipe, des temps de parrainage, des moments de convivialité ou des missions en binôme. Ces instants permettent d’humaniser l’intégration, de partager les codes informels de l’entreprise et d’accélérer le sentiment d’appartenance.
L’onboarding est aussi une période propice à la création de rituels : visites croisées entre services, temps d’échanges avec les dirigeants, carnet de bord collaboratif… Autant d’initiatives qui permettent de tisser des liens et d’ancrer une culture d’entreprise vivante et accessible.
Comment améliorer l’onboarding dans son entreprise par le jeu ?
Pour sortir des sentiers battus et proposer une intégration engageante, de plus en plus d’entreprises font appel au jeu comme levier d’onboarding. Le jeu permet de rendre l’apprentissage plus dynamique, de créer de l’interaction et d’encourager une découverte active de l’entreprise.
Que vous choisissiez de vous tourner vers des jeux de piste dans les locaux, un escape game lié aux valeurs de l’entreprise, des quiz interactifs ou une plateforme digitale gamifiée, ces formats favorisent la mémorisation, stimulent la curiosité et facilitent l’acculturation. Ils transforment un processus parfois perçu comme formel en une expérience immersive et valorisante.
Dans cette optique, vous pouvez alors faire appel au savoir-faire de Collock pour vous aider à rendre ludique votre processus d’onboarding. Spécialisés dans la conception de jeux sur mesure en milieu professionnel, nous aidons les entreprises à gamifier leurs différents processus et notamment celui de l’intégration, afin de créer un sentiment d’appartenance dès les premiers jours.
Ainsi, si vous vous demandiez comment améliorer l’onboarding dans votre entreprise, vous l’aurez compris, la clé repose sur la préparation. Avec un plan de formation adapté, une journée d’intégration soigneusement préparée ou la piste de la gamification, vous pouvez transformer cette phase en une véritable opportunité de créer un lien fort entre le salarié et la société.
