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article événement hybride

Avez-vous déjà entendu parler de l’événement hybride ou événementiel hybride ?

Terme de plus en plus répandu, ce nouveau format d’événement commence à se faire sa place. Un événement hybride est un rendez-vous à la fois physique et virtuel. Par définition, l’hybride est composé d’éléments de différentes natures. Appliqué à l’événementiel, il s’agit d’éléments à la fois matériels et immatériels.

Les évolutions technologiques et la crise sanitaire ont contribué à l’augmentation rapide de l’utilisation d’outils digitaux, modifiant notre environnement professionnel. Face à ces changements rapides, les événements d’entreprises se sont adaptés en proposant des alternatives 100% digitales. Ces événements ont de nombreux avantages, notamment face aux contraintes sanitaires. 

Entre le retour au bureau des collaborateurs et les contraintes sanitaires à respecter, quel type d’événement choisir ? Digital ? Présentiel ? 

Chez Collock, nous avons misé sur l’événement hybride (ou semi-virtuel). Si vous hésitez entre l’organisation d’un événement digital ou d’un événement présentiel, la meilleure réponse est probablement de créer un événement qui allie les deux !

 

Pour mieux comprendre, voici quelques exemples d’événements hybrides :

  • Un séminaire hybride

    Lors du séminaire Collock de janvier 2021, les collaborateurs présents en France et en Hongrie étaient chacun en présentiel dans leurs bureaux respectifs autour d’un événement hybride. Réunis en visioconférence, nous avons adapté les jeux et activités aux contraintes digitales afin de faire participer les deux équipes. Les collaborateurs ont pu se rencontrer, à la fois en présentiel dans leurs bureaux respectifs, et en virtuel avec l’ensemble des autres collaborateurs. 

  • Une conférence hybride

    Dans le cas d’une conférence avec du public, vous pouvez transmettre l’événement en live sur internet. Vous pouvez y inclure un chat interactif afin de garder contact avec les participants en ligne. Ce format s’adapte aux contraintes de tout le monde : celles des participants, qui ont plus de flexibilité et n’ont pas besoin de se rendre sur place, et celles des organisateurs, qui peuvent capter plus de personnes sans avoir besoin d’un lieu plus grand ou d’une logistique plus complexe.

  • Un team building hybride

    Chez Collock, nous proposons désormais un nouveau format de jeu adapté aux événements hybrides. Le but ? Les joueurs sont présents dans un même lieu, tel que les bureaux de l’entreprise, mais chacun joue sur son propre ordinateur. Cela permet de ne pas perturber la nouvelle organisation physique de l’entreprise et de respecter les règles sanitaires. Découvrez ce format de jeu.

 

Les avantages de l’événement hybride

La fusion de l’événement présentiel et virtuel offre de belles opportunités. Nous vous en présentons quelques-unes.

 1) Une organisation simplifiée

L’organisation d’un événement hybride est plus flexible et souple. Une partie de l’événement étant digitalisé, les délais de préparation seront plus courts permettant de gagner en temps, en énergie, en ressources et en efficacité ! Rien que ça !

2) L’accessibilité

Les collaborateurs auront la possibilité de participer à l’événement en présentiel ou en digital, en fonction de leurs contraintes et disponibilités. Ainsi, l’événement hybride permet la suppression des barrières géographiques ou sanitaires. Il  touche une audience plus large telle que des collaborateurs situés à l’étranger ou bloqués pour des raisons sanitaires. Le nombre de personnes présentes à un événement hybride peut également être illimité grâce au digital, permettant des rassemblements plus grands sans contrainte d’espace.

3) Le budget à prévoir pour un événement hybride

Le coût d’un événement hybride est également plus léger comparé à l’événement en présentiel. Les frais de salle, fournisseurs ou encore transports sont moins conséquents puisqu’une partie des participants sera en ligne. 

4) Adaptable

L’événement hybride s’adapte aux imprévus grâce à sa double dimension. Participants bloqués ? Restrictions sanitaires inattendues ? Mauvais temps ? Les participants pourront profiter de l’événement en ligne normalement sans perturber l’organisation de l’événement.

5) Interaction et engagement des collaborateurs lors d’un événement hybride

L’événement hybride permet de rassembler les avantages d’un événement en direct : le côté convivial, l’humanité ou encore l’interaction entre les joueurs.  

De plus, combiner des outils numériques à l’événement par des fonctionnalités interactives telles que des vidéos, des votes en lignes ou des jeux digitaux est une très bonne façon d’engager les collaborateurs autour de l’événement.

6) Originalité de l’événement hybride

Enfin, l’événementiel hybride est un nouveau mode encore inexploré. C’est une opportunité parfaite pour réinventer les codes en prenant l’avantage d’une double plateforme, double visibilité et d’une technologie innovante. Ce format étant encore inconnu, il peut être amusant de l’exploiter comme vous l’imaginez !

Un événement hybride demande de l’organisation pour être efficace et performant à la fois en ligne et hors-ligne, mais aussi de la créativité, afin de pouvoir insuffler une réelle valeur ajoutée à ces événements qui vont certainement s’installer dans le temps. 

 

L’événement hybride est une tendance qui émerge grâce à ses nombreux avantages en ces temps d’incertitude. Ils peuvent représenter de beaux défis au sein d’une entreprise !

 

Les 7 points clés pour réussir son événement hybride :

L’événement hybride en BtoB sera certainement le format de prédilection pour la plupart des événements dès la rentrée de septembre. Mais comment mettre en place ce nouveau type d’événement ?

1) La définition des objectifs

Avant chaque événement, il est important de d’abord définir ses objectifs (ainsi que ses contraintes) pour ensuite savoir où l’on va. Le nombre de participants, le temps de l’animation, le message clé de l’événement,… autant de données qui seront utiles pour commencer l’organisation de l’événement hybride. En gardant en tête vos objectifs et contraintes, vous saurez mieux choisir les moyens à développer pour un événement cohérent.

2) Le storytelling de l’événement hybride

Chaque événement doit être basé sur une narration efficace et solide. C’est encore plus vrai avec dans le digital puisque cela demande de pouvoir capter l’attention en permanence. Le storytelling de l’événement doit être suffisamment riche pour donner le rythme et attirer l’attention du début à la fin. Les temps forts doivent être mis en avant sous forme de teasing. Il faut donner envie aux participants d’aller jusqu’au bout du processus. Vous devez trouver le bon équilibre pour faire de votre événement un succès.

3) L’intégration du digital et du présentiel

Il est essentiel de trouver un équilibre entre la présence du digital et du présentiel afin de ne pas perdre les participants. Les deux aspects peuvent (et doivent) être complémentaires. Le présentiel est l’occasion de renforcer l’interaction directe et les échanges. Le digital permet d’engager plus facilement un nombre important de participants. Une application, un jeu en ligne ou encore un système d’équipes mélangeant des participants présents sur place ou à distance sont des bonnes méthodes pour mettre chacun sur un pied d’égalité.

L’un des points majeurs de l’événement hybride est de retranscrire l’interactivité de l’événement en présentiel au niveau du digital pour ne pénaliser aucun joueur. Cela peut se faire via un Chat, quizz ou les réseaux sociaux par exemple. à vous de redoubler d’imagination pour interagir avec les participants en ligne et en présentiel ! 

4) Le contenu

Les intervenants, le contenu, les sujets d’illustration font partie intégrante du storytelling de l’événement. Le contenu de l’événement lui donnera évidemment tout son sens. Il doit être adapté aux objectifs et au message que vous voulez transmettre. 

5) Les lieux de l’événement hybride

Le lieu choisi doit être compatible avec l’aspect digital. C’est-à-dire que le matériel nécessaire à un événement digital doit être prévu, tel que des ordinateurs, une bonne connexion à internet, des écrans… Sans oublier le matériel nécessaire à un événement en présentiel comme les chaises et les tables.

6) Les invitations, le teasing 

Partie intégrante de l’événement, l’invitation peut être envoyée sous forme digitale, telle qu’un email, mais également sous forme physique avec une invitation papier, voire un kit de “teasing”.

Le teasing va permettre d’inciter vos collaborateurs à participer à l’événement organisé. Ça sera la première interaction du joueur avec l’événement, c’est donc un point essentiel à étudier pour faire monter l’anticipation des participants jusqu’au jour J.

7) L’évaluation, le suivi

Enfin, pour savoir si l’événement a été bien accueilli par les participants, il est intéressant de recueillir des feedbacks. Cela peut se faire via des retours verbaux de la part des participants ou bien à travers un questionnaire de satisfaction. Le taux de participation pourra également vous indiquer si les l’organisation en amont de l’événement et sa communication ont porté leurs fruits. 

L’aspect digital de votre événement hybride permet de recueillir des données supplémentaires particulièrement intéressantes, notamment sur l’engagement : nombre de réponses aux questions, discussions sur le chat, actions réalisées en ligne…

L’analyse de tous ces résultats vous aidera à déterminer le succès de votre événement hybride… Et à encore mieux préparer le suivant !

 

 Alors, prêt.e à vous lancer ?