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Votre événement professionnel est un peu comme le miroir de votre entreprise. Qu’il soit interne ou externe, il a la qualité de mettre votre entreprise en lumière. Cependant; l’organisation de ce dernier peut vite devenir un vrai casse tête. L’organisation d’un événement professionnel bâclée donnera une image négative de votre entreprise et pourra avoir de fortes répercussions sur votre activité. Cependant, rien ne sert de paniquer. Il existe quelques clés à connaître pour garantir une organisation réussie. Sans plus attendre, les voici :

Bien cibler mon public

Cela peut paraître anodin et pourtant, se poser les bonnes questions est le b.a.-ba de l’organisation d’un événement professionnel. Chaque public à ses propres attentes, et pour réussir votre événement il faudra s’y plier. Il ne s’agit pas seulement de connaître votre cible habituelle mais bien celle de l’événement en question. Si l’événement externe en question est un salon professionnel par exemple, demandez-vous quelles sont les attentes des visiteurs.

Être surpris ? Être informés ? Être Sensibilisés ? Se poser ces questions vous permettra de mieux engager votre public. 

De même, chaque événement externe a son propre public. Bien que celui d’une action de street marketing peut être très hétérogène, celui d’un lancement de produits ou de services l’est un peu moins. Il faudra donc vous adapter à toutes les possibilités, professions et tranches d’âge. En effet, un public constitué de vos collaborateurs n’aura pas du tout les mêmes attentes que vos clients.  Mais qui voulez-vous toucher principalement ? 

Enfin, point non négligeable : la localisation de votre événement. En effet, comme le montre une étude EY réalisée pour l’Office du Tourisme et des Congrès en France, 60% du public d’un événement professionnel vient de la région où ce dernier est organisé. Cela montre que c’est un marché de proximité. Vos principaux interlocuteurs viendront de la région où vous organisez votre événement. Chaque lieu à sa propre histoire et ses propres valeurs, veillez à vous y adapter pour conquérir votre public. 

 

Définir des objectifs clairs 

Cela va de pair avec l’identification claire de votre cible : avant de se lancer dans l’organisation d’un événement professionnel, il est important de bien définir ses objectifs. Pourquoi faites-vous cet événement professionnel ? Si le but final est par exemple le lancement d’un nouveau produit ou service, demandez-vous quelles retombées vous attendez :

  • Faire parler de votre marque (notoriété) ?
  • Créer de l’attachement à votre marque ou votre service ou produit (engagement) ?
  • Faire venir une audience sur un lieu physique ou un site internet (création de trafic) ?
  • Améliorer vos ventes (conversion) ? 
  • Trouver des investisseurs ou des partenaires ?

Suivant les objectifs, l’organisation n’est pas la même. Cernez bien les réelles attentes que vous avez derrière cet événement, elles vous permettront de faire les bons choix, et, a posteriori, d’évaluer la réussite de votre événement de manière chiffrée. Votre événement doit refléter vos valeurs, votre image mais aussi la culture de votre entreprise et améliorer les KPI que vous aurez définis pour juger de son succès. Malheureusement, sur ce type d’événement externe, le droit à l’erreur n’est pas permis : l’organisation coûte cher en temps et en argent, et une mauvaise organisation pourrait au contraire avoir des impacts négatifs sur les leviers visés. Cette phase de cadrage n’est donc pas à minimiser. 

 

Choisir son type d’événement

Vous avez décidez d’organiser un événement professionnel avec des objectifs et une cible définis. Maintenant que cette première partie de réflexion est faite, il vous faut décider du type d’événement. Encore une fois, il s’agit de répondre aux bonnes questions. Mon événement est-il interne à l’entreprise ? Ou au contraire, est-il externe ? Les deux peut être ? Quelles sont mes possibilité d’aménagement ? Mon temps ? Est-ce une journée entière ? Un  après-midi ? Une heure ? 

Il existe de nombreux types d’événements professionnels, internes ou externes, il vous suffit simplement de trouver le vôtre. Attention cependant à bien faire la distinction entre un événement interne et un événement externe à l’entreprise. 

Un événement interne s’adresse à vos collaborateurs. Cela correspond par exemple à une soirée d’anniversaire, un team building, un pot de départ, une assemblée générale, etc.

Un événement externe quant à lui concerne vos investisseurs, vos clients, vos fournisseurs et même vos prospects. Plus simplement, il s’adresse aux personnes ne faisant pas directement partie de l’entreprise. Ce type d’événement correspond à des soirées d’entreprise, des animations commerciales, comme une animation sur un salon professionnel par exemple, un lancement de produit, etc.

Donc, si votre événement est un stand dans un salon professionnel, optez plutôt pour une animation. Si au contraire vous souhaitez organiser un moment convivial entre vos salariés et pourquoi pas vos investisseurs et/ou partenaires, vous devriez plutôt considérer une soirée d’entreprise. Chaque événement a son format qui lui est propre, le respecter est la meilleure façon de réussir votre organisation. Vous n’arrivez à distinguer quel type d’événement vous correspond le mieux ?

 

 

Trouver une idée originale  

Objectifs qualifiés, cible définie et format sélectionné, il est temps de passer au coeur de l’organisation opérationnelle. Il existe des centaines d’événements, tout le monde en a déjà fait, même vos concurrents.

En effet, comme le montre l’étude EY pour l’Office du Tourisme et des Congrès, il y a eu 380 000 événements professionnels en 2018 en France.

L’objectif est donc de se distinguer des autres, d’organiser un événement professionnel qui se démarque par son innovation et son originalité. Suivant les trois points stratégiques vus précédemment, vous connaissez déjà votre plan d’action. Cependant, il existe beaucoup de concepts et de formats pour rendre votre événement unique. 

Que ce soit une animation musicale, une murder party ou un escape game, votre animation doit vous ressembler. Elle doit réussir à transmettre vos valeurs et vos objectifs tout en captivant votre audience. Prenons l’exemple d’un escape game, très populaire ces derniers temps. Bien que l’objectif final pour le joueur soit le même, ce format ludique et innovant est l’un des meilleurs moyen de faire passer un message. En effet, la gamification permet une meilleure compréhension et un meilleur apprentissage. Votre message aura alors plus d’impact. L’avantage de l’Escape Game est que vous pouvez entièrement le personnaliser. Diffuser vos valeurs et mettez en avant vos produits ou services de manière innovante. Ce puissant outil d’animation peut s’adapter à tous types d’événements et de publics et a toujours un franc succès. Trouver une idée originale qui bousculera des habitudes de votre public vous garantira le succès !

 

 

Engager votre public 

Qu’importe le type d’événement professionnel, vous devez engager vos invités. Il ne s’agit pas seulement d’une démonstration ou de la promotion d’un produit. Vous devez embarquer le public avec vous, lui donner envie d’en découvrir davantage. Une simple démonstration sera vite oubliée et aura peu d’impact.

Toujours d’après l’étude EY, 50% des participants à un événement professionnel assure venir pour “l’information, l’inspiration et la co-construction”. Il est donc important d’y prêter attention. 

Prenons l’exemple d’une animation commerciale. Vous devez marquer votre audience pour qu’elle se souvienne de vous et pense à vous dans sa phase d’achat. Cela peut passer par quelque chose de très visuel, qui sort de l’ordinaire ou bien un discours impactant. Qu’importe le format tant qu’il parvient à montrer à votre cible que votre proposition est la solution à son problème. Vous devez vous démarquer en embarquant votre public dans votre univers. 

 

Être bien entouré 

Organiser un événement professionnel demande des connaissances du monde événementiel et beaucoup de patience. C’est souvent source de stress et d’heures supplémentaires. Afin d’éviter la baisse de motivation, mieux vaut s’entourer de prestataires de confiance. Que cela soit pour l’animation, le lieu, la restauration ou autre, vous devez avoir confiance en vos prestataires. L’événement en question doit également être agréable pour vous. 

Le choix des prestataires est très important. Leur travail influencera les retours sur votre événement mais aussi votre réputation. Si l’animation par exemple est ratée, les invités s’en souviendront et auront tendance à associer cet incident à votre soirée. Ne négligez donc pas le choix des prestataires qui vous accompagnent, ils peuvent vous tirer aussi bien vers le haut que le bas.

 

Communiquer sur votre événement

Enfin dernier conseil : la communication. Partie importante de votre événement, sans elle, il n’est rien. En effet, le silence radio marche généralement mal pour promouvoir un événement professionnel. Cette partie n’est pas à négliger, bien au contraire. Qu’importe le média que vous utiliserez, la communication est la clé de votre réussite. Elle doit exister avant l’événement en tant que teaser pour attirer le public, pendant pour faire parler de vous et informer sur le déroulement et après pour renforcer le lien créé et fournir un retour sur l’événement. 

Communiquer avant son évènement est une évidence, cependant la stratégie de communication ne doit pas s’arrêter là. Créez des hashtags pour les réseaux sociaux en lien avec l’événement, partagez des photos en direct, informez votre communauté du lieu de l’événement, etc. Toutes ces informations donneront envie aux derniers indécis de venir et fera de la publicité pour votre prochain événement. Vous montrez à votre communauté comment se passent vos événements pour susciter de l’envie et de l’intérêt. Prenons l’exemple d’un salon professionnel. N’hésitez pas à utiliser les hashtags utilisés par l’organisation du salon, à prendre des photos du lieu et à donner votre numéro de stand. Les visiteurs du salon auront alors envie d’aller à votre rencontre et découvrir votre animation commerciale.

De même, la communication post-événement est très importante. En effet, c’est le moment de rappeler à votre communauté que vous avez organisé ou participé à tel événement. Vous pouvez partager des photos avec un message de remerciement aux prestataires ou organisateurs par exemple. Cela vous permettra également de vous faire connaître auprès de leurs communautés. Vous pouvez également proposer un petit film remémorant les meilleurs moments. Qu’importe le type d’événement, ne négligez pas la communication, c’est un réel point stratégique qui fera la différence. 

Pour conclure, n’oubliez pas que vos événements professionnels doivent avant tout vous ressembler et transmettre vos valeurs. Entourez-vous des bons prestataires pour trouver la solution qui vous correspond le mieux et plaira à vos invités. 

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