Les outils de communication interne après 2 ans de crise sanitaire

Les outils de communication interne et leurs usages ont été au cœur des considérations RH et managériales ces deux dernières années. Vous connaissez le topo : Bousculement soudain des habitudes de travail. Besoin de réinventer les façons de communiquer en interne. Enjeu du maintien de l’engagement des collaborateurs à distance. Et d’autres encore. Quels constats et leçons pouvons-nous en tirer aujourd’hui, au temps du retour en présentiel ?  

Le meilleur outil de communication interne reste la voix des dirigeants

Conséquences directes du passage quasi-généralisé au télétravail, ou a minima au travail hybride, les sentiments de déconnexion vis-à-vis des problématiques de l’entreprise ainsi que de déshumanisation des relations interpersonnelles sont prégnants. Face à cela, la clé est de maintenir une présence forte et accessible des dirigeants. Chez Collock, nous pensons qu’il est essentiel que les collaborateurs entendent et voient leurs dirigeants, et qu’ils les sachent engagés avec eux ! Donnez à leur voix une place claire dans votre dispositif et vos outils de communication interne.  

Revaloriser l’expérience collaborateur via des outils pertinents

Un autre produit du travail à distance est la multiplication des canaux internes et l’augmentation du volume des communications. Il nous semble crucial de favoriser la qualité à la quantité des messages. Ainsi, on limite le bruit et les messages importants sont plus audibles. Par ailleurs, c’est l’occasion de repenser l’expérience collaborateur au même titre que l’expérience consommateur.

• Le bon message.
• A la bonne personne.
• Au bon moment.
• Via le bon canal.

Un ouvrier sur site de production, un administrateur au siège et un représentant en point de vente ne consomment pas les mêmes informations, de la même manière.  

Rationaliser son Système d’Information (SI) et son parc d’outils de communication interne

70% des Exécutifs de la communication considèrent qu’investir dans des technologies de communication est une de leurs top priorités pour l’année à venir.[1] La multiplication des canaux et outils de communication interne (client mail, messagerie instantanée, base de données et documents, reporting, gestion de projet, etc.) soulève la question de l’urbanisation du SI. Notre cher Wikipédia détaille l’analogie de l’urbanisation ainsi : « Le système d’information peut donc être comparé au quartier d’une ville : si ce dernier est bien bâti et bien urbanisé, il est possible de raser un bâtiment au cœur du quartier sans mettre en péril tout le secteur, et de le remplacer par ou de reconstruire un autre bâtiment, en raccordant ce nouveau bâtiment aux différents réseaux d’échanges. L’urbanisation consiste donc à créer un SI agile, modulable et évolutif. » On comprend donc bien que les outils de communication interne déployés doivent être sélectionnés de façon à ne pas freiner techniquement l’évolution de l’entreprise. D’autre part, cette abondance d’outils peut conduire à certains écueils au niveau de l’expérience collaborateur. Ai-je bien accès à tous les outils dont j’ai besoin ? Ai-je bien toutes les autorisations nécessaires ? Mes outils sont-ils tous à jour ? Ne vais-je pas confondre les cas d’utilisations de ces différents outils ? Suis-je en mesure de facilement récupérer ou transférer l’information à partir d’un outil ?  

Intégrer la question de la cybersécurité

Ces interrogations font aussi écho au défi de la sécurité informatique. Plus d’outils de communication interne est synonyme de plus de points faibles. Erreurs de manipulation, points d’entrée pour des tentatives de phishing ou autres cyberattaques… Les incidences de cyberattaques ont de fait explosé durant les deux premiers mois du confinement : +90%[2]. Un défi paradoxal se pose alors : apporter une réponse rapide aux besoins de l’entreprise et ses collaborateurs tout en prenant le temps nécessaire d’en sécuriser le déploiement. Inclure le maximum de collaborateurs tout en assurant un risque individuel minimal. Notre principale recommandation est applicable par tous et pas seulement par les DSI. Il s’agit d’explorer les outils de communication interne déjà en place. S’en approprier toutes les fonctionnalités et regrouper autant que possible les usages qui peuvent l’être. Le module de messagerie instantanée de votre client mail peut probablement suffire et vous permettre de vous affranchir d’une solution tierce. Idem pour vos outils de gestion de projet et de reporting.  

Le jeu, un medium fédérateur et engageant

Ces nouvelles considérations challengent les équipes CI. Il faut maintenant trouver des moyens innovants, engageants, techniquement pertinents et sécurisés de transmettre leurs messages. Vous cherchez à moderniser et à renforcer vos programmes de team building, d’onboarding, de recrutement, de sensibilisation ou de formation ? Le jeu est un medium universellement accessible et fédérateur. Et ce, quelle que soit la cible, son expertise, sa démographie ou sa localisation. Il est déclinable en de nombreux formats physiques, digitaux ou hybrides, et ainsi capable d’intégrer n’importe quel message. Cela fait du jeu un outil combinant efficacement polyvalence et accessibilité. Une boîte noire physique à cracker en groupe rapprochera vos collaborateurs et stimulera leur créativité sans avoir à intégrer aucun actif digital. En outre, si le format distanciel est un impératif, faire appel à un prestataire spécialisé vous apportera la garantie d’un hébergement sécurisé et d’un support et d’une maintenance durables.  

[1] 7 Important Internal Communication Trends for 2022 – Staffbase

[2] Hackers went to town when the world stayed home – Tanium, 2020