Séminaire en ligne : Pourquoi et comment l’organiser ?

Notre environnement de travail s’est digitalisé et les événements aussi, le séminaire en ligne fait notamment partie des événements de plus en plus organisé. Habituellement organisés une à deux fois par an, les séminaires sont le moment parfait pour allier convivialité et travail. Dans le contexte actuel, un grand nombre d’événements internes ont été annulés mais certaines entreprises ont tout de même souhaité maintenir leurs événements internes en les digitalisant. Ainsi, Les organisateurs ont dû faire preuve de créativité et d’innovation. Ils ont opté pour des conférences en ligne sur Zoom, Google Meet ou Whereby, pendant lesquels ils ont utilisé des outils comme Klaxoon et Beekast afin d’innover et de s’assurer de la participation de tous les participants. Certains ont également proposé des activités ludiques en ligne afin de créer un moment de convivialité et de renforcer la cohésion d’équipe pendant le confinement et l’après-déconfinement.   Dans cet article, nous allons présenter les différents types de séminaires que vous pouvez organiser en ligne puis nous partagerons des bonnes pratiques pour réussir son séminaire digital.  Différents types de séminaire en ligne Un séminaire est un événement d’entreprise auquel participe toute ou partie des collaborateurs. Depuis quelques mois, les entreprises organisent des événements internes en ligne. L’un de ses premiers avantages est qu’il existe sous divers formats. Qu’importent vos objectifs, il existe un séminaire qui pourra y répondre ! 

Voici brièvement les différents modèles et leurs objectifs respectifs : 

• Team building : améliorer la cohésion d’équipe et la motivation de vos employés par une activité ludique et originale.
• Incentive : motiver et féliciter vos équipes pour leurs bons résultats et les performances réalisées.
• Stratégique : préparer les objectifs et la stratégie de l’entreprise entre dirigeants et managers. 
• Intégration : présenter vos valeurs et votre culture aux nouveaux collaborateurs afin de les intégrer encore plus rapidement à votre entreprise.
• Formation : former vos collaborateurs pour améliorer leurs compétences techniques ou comportementales.
• Sensibilisation : sensibiliser vos employés aux bonnes pratiques sur des sujets qui vous tiennent à coeur (développement durable, sexisme, handicap au travail, épuisement professionnel, réunionite, etc). 
• Conduite du changement : accompagner le changement pour permettre une meilleure appropriation de la part de vos collaborateurs et s’assurer du succès de la transformation.

Envie de découvrir plus en détails les caractéristiques de chacun de ces types d’événements et leurs objectifs.

Organisation d’un séminaire en ligne

Maintenant que vous avez identifié le type de séminaire que vous vous apprêtez à organisez : parlons organisation ! Selon une étude menée par Bird Office, 90% des participants attestent qu’une bonne organisation est la clé d’un séminaire réussi. Mieux vaut donc ne pas la négliger. Comment faire ? 

• Définir des objectifs clairs 

Pourquoi organisez-vous ce séminaire en ligne ? Quels sont ses objectifs ? Bien que 82% des participants répondent qu’il sert à la cohésion d’équipe, un événement peut en avoir plusieurs : ayez-les tous en tête. Comme nous l’avons évoqué plus haut, il existe de nombreux types de séminaires, et selon celui que vous choisirez, les objectifs varient. 

Vous pouvez également prendre en compte les envies et les besoins de vos collaborateurs pour fixer vos objectifs. Ainsi, généralement, ils sont organisés pour :

• créer un moment de team building (pour 57%) 
• présenter les objectifs atteints et les futurs (pour 61%)
• renforcer l’acculturation (pour 43%).

• Trouver une plateforme de séminaire en ligne

Organiser un séminaire en ligne demande de trouver une plateforme (mobile et/ou desktop) qui puisse accueillir jusqu’à plusieurs centaines de participants, être interactive et pouvoir se prendre en main facilement. Aujourd’hui, RingCentral, Webinar.live, Beekast, GoToWebinar proposent des plateformes très intuitives et participatives. Elles gèrent aussi bien la création de l’événement, l’envoi des invitations et rappels, les présentations, et l’évaluation de l’événement. Leurs utilisation n’est pas limitée au séminaire mais convient également pour des webinars, des sessions de formation, etc. 

• Choisir un système de conférences en ligne

Le système de visio est très impactant sur le déroulé de votre événement. Vous devez choisir un outil qui permettra à tous vos collaborateurs de se connecter et de participer. Google Meet, Zoom, Whereby, Livestorm, Microsoft Teams ou Skype sont les outils les plus utilisés. Vous pouvez en savoir plus sur ces outils ici.

• Lancer le séminaire en ligne

Le début du séminaire est un moment crucial. Il va réussir à captiver vos employés et lancer les échanges. Le « brise glace », ou « icebreaker » en anglais, a pour objectif de mettre les participants à l’aise lors d’un séminaire, d’un brainstorming, d’une réunion ou d’une formation. 

Vous pouvez organiser l’un de ces icebreakers, que ce soit de façon individuelle ou en équipes : 

• Un pictionnary en ligne sur https://skribbl.io/
• Un blind test 
• “Montre moi” : chaque participant doit montrer un élément de sa tenue, de son bureau, etc. 
• L’île déserte : chaque personne connectée doit indiquer l’objet qu’elle emporterait sur une île déserte 
• “Qui l’a fait ?” : les participants doivent indiquer un fait atypique qu’ils ont fait et les autres doivent deviner qui a fait quoi ? 
• La météo : les employés doivent utiliser un terme météorologique pour partager leur humeur du moment.

Evidemment, le choix de l’activité dépend du nombre de personnes connectées, du temps disponible, et de l’objectif du séminaire. Par exemple, la météo se prête très bien à un séminaire stratégique pour jauger de l’humeur générale alors que “montre-moi” se prête mieux à un événement de team building ou d’intégration.

• Sélectionner les bons intervenants pour un séminaire en ligne

Pour captiver l’audience, l’intervenant est très important. il doit pouvoir convaincre et transmettre les bons messages, tout en créant de l’interactivité. Lors du choix de ce dernier, il faut garder en tête qu’un bon orateur en présentiel peut être moins à l’aise en ligne ou être moins habitué à gérer des publics à distance. N’hésitez pas à demander à la personne si elle est familière avec des outils et à organiser une séance pour tester la plateforme. 

L’avantage d’organiser un séminaire en ligne est de pouvoir sélectionner des intervenants différents, et à moins coût (sans le coût du déplacement, par exemple). Dans le cadre de séminaire stratégique, il est possible d’accueillir des intervenants internationaux qui pourront apporter leur expertise alors qu’en temps normal, les organisateurs d’événements internes favorisent les contacts nationaux pour une logistique plus simple. 

• Choisir des activités ludiques adaptées au séminaire en ligne

En effet, les activités est un des points importants, si ce n’est le plus important, des séminaires d’entreprise. Dans le contexte de la Covid-19 que nous traversons, les activités ludiques en ligne se sont développées. De plus en plus d’options sont envisageables et répondent aux différentes contraintes (temps, budget, solutions technologiques disponibles). Il est possible d’organiser des activités en ligne telles qu’un escape game digital, des jeux sur Board Games Arena, un quizz sur Beekast, un parcours de chasse au trésor sur Klaxoon, etc. 

Pour 63% des répondants, les activités ludiques sont les plus pertinentes pour ce genre d’événement. En effet, que cela soit pour des objectifs de cohésion d’équipe ou même de sensibilisation, le jeu est parfait. Le jeu a un puissant pouvoir sur la compréhension et l’assimilation des messages. Sensibiliser ou former vos collaborateurs à travers un jeu aura un meilleur impact qu’une présentation en plénière.