Bien sûr, le contexte actuel nous a contraints à le réadapter pour tenir compte de la distance et de l’impossibilité de découvrir physiquement les collègues, le bureau et son quartier. Lors de l’arrivée en avril de nos deux nouvelles recrues, Dimitri et David, nous leur avons donc proposé un parcours réaménagé, avec quelques étapes additionnelles créées à l’occasion du full remote, et d’autres remises à plus tard.
Nous vous donnons ici nos astuces pour un onboarding à distance réussi, et le témoignage de nos nouveaux arrivants.
Organiser l’onboarding à distance
Un onboarding ne s’improvise pas, qu’il soit en physique dans les bureaux de l’entreprise ou bien en total remote, il se prépare. Un manager doit être désigné pour le ou les nouveaux arrivants. Il sera le premier contact et la première image interne de l’entreprise que les nouveaux talents auront. Il est donc important que le manager prépare sa présentation et les éléments qu’il veut mettre en avant en premier. Comme l’onboarding se fait à distance, il est essentiel d’adapter son discours et son accompagnement.
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Faire une présentation globale de l’entreprise et de la vision
Bien que votre nouveau talent connait déjà certainement votre entreprise, une présentation de son histoire, de son évolution, des produits et / ou service vendus est importante. Cela lui montrera l’impact direct de son travail sur la réussite de l’entreprise et le motivera.
Chez Collock, pour l’arrivée de Dimitri et David, nos deux nouveaux développeurs, c’est Clément, CEO de Collock, qui leur a livré une présentation de l’entreprise et des objectifs.
Dimitri : “Toutes les activités et la structure interne de Collock sont présentées en détails pendant l’onboarding. Cela nous permet de plus facilement s’intégrer en comprenant le rôle de chacun des collaborateurs. “
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Organiser une rencontre virtuelle régulière
Que ce soit pour les nouveaux arrivants comme pour les collaborateurs plus anciens, travailler seul, chez soi, peut générer un sentiment de solitude. Ce phénomène est d’autant plus important pour les nouveaux talents qui n’ont pas encore eu le temps de créer des liens avec leurs collègues.
Notre astuce est de créer des moments d’échange avec toute l’équipe afin de communiquer sur les objectifs de la journée ou de la semaine, de l’avancée des projets et du ressenti de chacun. Nous avons pour habitude de commencer nos points hebdomadaires par un petit jeu de 10 min en ligne ; certaines équipes, à l’instar des rituels de la méthode agile, font un “stand up meeting” quotidien à heure fixe.
David : “Mon intégration s’est très bien passée. Tout le monde dans l’entreprise est très bienveillant et à l’écoute, et comme la taille de l’équipe dont je fais partie est assez réduite, il a été facile de faire rapidement connaissance. Nous avons deux réunions quotidiennes, ce qui nous aide à répartir les tâches et à décider de la suite des opérations.”
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Donner du sens au travail dès le début
Il est difficile de faire confiance à un nouveau collaborateur sur des sujets importants, d’autant plus quand on ne peut pas être auprès de lui pour superviser. Cependant, l’onboarding se faisant à distance, donner du sens au travail de votre nouveau collaborateur est ce qui le motivera à bien faire son travail.
Dimitri : “ L’objectif commun de développer le meilleur produit possible pour nos clients. C’est ce qui me fait sentir 100% membre de l’équipe depuis le premier jour. ”
Nous vous conseillons de travailler en mode projet et de donner des tâches importantes dès le début de votre onboarding à distance tout en accompagnant votre collaborateur. Établissez ensemble une to do list des points sur lesquels il faut avancer et échanger régulièrement, avec des deadlines. C’est ce que nous avons décidé de faire avec David et ça semble lui plaire !
David : “ Je ne sais pas trop à quoi ressemble un onboarding à distance normalement mais le mien était très bien. Le deuxième jour, j’ai déjà pu commencer à travailler sur le code de production pour me mettre directement dans le bain ! “
Créer du lien avec les autres membres de l’entreprise
Il est difficile de créer du lien à distance, surtout quand certains membres ne se sont jamais rencontrés en “vrai”. Il est pourtant essentiel de montrer aux nouveaux arrivants qu’ils ont leur place dans l’entreprise et qu’ils découvrent leurs nouveaux collègues. Évidemment, cette présentation doit s’adapter à la taille de l’entreprise. Un onboarding ne se fait pas en une semaine : si dans une entreprise de 150 salariés, le nouveau collaborateurs en rencontre que 30 dans un premier temps, cela n’est pas grave.
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Organiser des moments en dehors travail pour échanger
Pour se sentir pleinement intégré à une entreprise, il est essentiel d’apprendre à connaître ses collègues dans un cadre un peu plus informel que celui du travail. Un environnement de travail agréable, même à distance, est une source de motivation pour le collaborateur.
Chez Collock, nous organisons nos mythiques “apérovisio”, soit au sein d’une équipe, soit avec tous les membres de l’entreprise. Nous conseillons cependant dans un premier temps de faire les présentations en plus petits comités pour que les nouveaux collaborateurs soient plus à l’aise.
David : “ J’ai beaucoup apprécié l’apérovisio avec toute la team Budapest, j’ai hâte de les rencontrer en vrai ! “
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Faire bon usage de la gamification, en lien avec des objectifs précis
Le jeu et les mécaniques du jeu constituent un puissant levier d’engagement des collaborateurs. La gamification se prête donc particulièrement bien au onboarding, dont les objectifs sont clairs : motiver le collaborateur, l’intégrer dans une communauté, donner du sens à son rôle, le rendre rapidement opérationnel. Mais utiliser le jeu au premier degré, pour le pur divertissement, dans une configuration qui n’adresse pas ces objectifs de manière efficace pourrait être mal vécu par le nouveau collaborateur, et s’avérer inefficace pour l’entreprise.
Encore plus à distance, avec que les liens informels du bureau sont absents. Ne forçons donc pas les choses, restons dans un processus “naturel” pour que chaque partie prenante soit à l’aise, et donnons du sens au parcours d’onboarding. Il n’est par exemple pas utile de commencer par organiser des jeux entre des personnes qui ne sont pas amenées à collaborer dans un premier temps – ou pire, à réduire le parcours d’onboarding à cela ! Ce genre de rencontres est évidemment utile et agréable, mais se fera plus naturellement dans le cadre d’un team building que le premier jour d’un onboarding.
David nous l’explique d’ailleurs très bien : “ Ma précédente entreprise était un très gros groupe avec une trentaine de nouveaux arrivants chaque semaine. Lors de ma semaine d’onboarding, le service RH nous a fait faire tout un tas de jeux pour apprendre à se connaître. Le problème est que les activités n’étaient ni si “fun” que ça, ni très pertinentes : j’apprenais à travailler avec des gens avec qui je n’ai plus eu d’échanges après. Je préfère commencer par avoir ce genre d’expérience d’onboarding avec des membres de ma future équipe ou bien des personnes avec qui je serais amené à travailler, c’est plus efficace. ”
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Utiliser le jeu pour créer un sentiment d’appartenance
Notre dernier conseil serait de faire en sorte que vos nouveaux collaborateurs se sentent impliqués dans l’entreprise. Qu’ils soient motivés à venir travailler, force de proposition dès le début et qu’ils se sentent intégrés.
Chez Collock, ce sentiment d’appartenance est très important pour les collaborateurs. Nous faisons de notre mieux pour qu’ils se sentent des membres à part entière de la team.
Dimitri : “Je me sens très bien intégré chez Collock malgré la distance. Grâce aux outils de visioconférence, on reste en contact tous les jours et on fait des réunions hebdomadaires permettant de discuter et d’échanger sur nos différents projets respectifs. On a testé notre nouveau jeu de team building à distance, l‘Escape Game Digital, avec des équipes mélangeant chaque métier. ça m’a permis de rencontrer d’autres membres avec qui je ne travaille pas directement. “
