Vous organisez un séminaire d’entreprise en-dehors des prémisses de votre société ? Alors vous serez très certainement confronté.e au choix difficile du lieu dans lequel vous organiserez votre événement. Comment ne pas se tromper ?
La localisation
Ne négligez pas la question de l’accessibilité de votre lieu par les participants conviés. Le trajet jusqu’au séminaire sera le premier ressenti des invités vis-à-vis de l’événement. Vous aurez beau trouver le plus bel endroit du monde, s’il n’est pas facilement accessible pour tous, les participants du séminaire auront un a priori négatif sur votre événement avant même que celui-ci n’ait commencé.
Adaptez-vous à votre audience :
- Prévoyez des places de parking suffisantes si vos participants se rendent au séminaire en voiture
- Organisez le co-voiturage si besoin et possible
- Assurez-vous que le lieu est accessible par un autre moyen que la voiture pour les participants non motorisés.
La salle
La salle doit être choisie en fonction du programme de votre séminaire d’entreprise.
- Vous prévoyez une grande plénière ? Il faudra trouver une salle pouvant accueillir tous les participants en format théâtre
- Vous organisez une réunion interactive ? Vous aurez besoin d’une salle de réunion adaptée
- Des ateliers en petites équipes viendront ponctuer le déroulé de la journée ? Assurez-vous que les participants disposent d’espaces de travail qui s’y prêtent.
On pense souvent aux salles où ont lieu les présentation et les pauses, mais on a tendance à oublier les autres salles éventuelles dont on pourrait avoir besoin : des petites salles de réunions supplémentaires ; une pièce pour accueillir la presse ; un espace pour tourner des interviews vidéo…
L’ambiance
Vous devriez vous assurer en amont avec les décideurs et participants du type d’ambiance recherché :
- Une réunion du COMEX va par exemple souvent plutôt se dérouler dans un lieu classique ou luxueux
- En revanche pour une réunion d’équipe, un team building ou un meet up, une ambiance atypique – dans un loft par exemple – pourra donner du dynamisme à votre événement. Choissisez un lieu qui facilite la crétion d’un moment de cohésion d’équipe.
La restaurationIl faut savoir que la qualité d’un événement sera souvent associée à la qualité de la nourriture servie. Le choix du restaurant ou du traiteur est donc essentiel. Pour les événements les plus stratégiques, il faudra également demander à faire des repas test !
À retenir – Les erreurs à éviter :
- Ignorer les objectifs et profils des participants
- Oublier ou se tromper dans le timing des repas ou collations
- Prendre une salle trop petite, bien sûr, mais aussi trop grande ! Ceci peut donner un sentiment de vide (et donc d’événement raté) pour un événement, ou nuire au cadre intimiste d’une team building par exemple.
La tendance chez les clients Kactus
Nous avons questionné Kactus sur les tendances de lieux de séminaire. Sur leur plateforme de réservation d’événements professionnels : il n’y a pas de norme. Les réservations sont très diverses, tant les besoins en lieux varient selon la saison, la région et l’événement organisé, que ce soit pour une réunion, un séminaire, un team building ou encore une soirée d’entreprise !
On remarque cependant une tendance assez forte sur les lieux atypiques ou qui ont refait leur décoration pour se mettre au goût du jour et plaire aux participants.
